シャドーITとは？【わかりやすく解説】情シス担当者が知るべきリスクと対策5選

シャドーITとは？【わかりやすく解説】情シス担当者が知るべきリスクと対策5選

「うちの会社でも、社員が無許可で便利なツールを使っているかもしれない…」
「シャドーITという言葉は聞くけれど、具体的に何がどう危険なのか、はっきりとは分からない…」

情報システム担当者として、このような漠然とした不安や疑問をお持ちではありませんか？

デジタルトランスフォーメーション（DX）が加速し、クラウドサービスの利用が当たり前になった今、シャドーITはもはや対岸の火事ではありません。 従業員が悪意なく、業務効率を上げるために使ったツールが、会社の存続を揺るがす重大なセキュリティインシデントの引き金になる可能性があるのです。

この記事では、日々ITインフラの最前線に立つ情報システム担当者のあなたのために、以下の点を徹底的に、そして分かりやすく解説します。

• シャドーITの基本：今さら聞けない定義から、身近に潜む具体例まで
• 発生の背景と原因：なぜシャドーITは生まれてしまうのか？
• 潜在的なリスク：セキュリティ、コンプライアンス、コストなど多角的な視点
• 今すぐ実践すべき対策5選：可視化からルール作り、教育まで網羅した決定版

この記事を最後まで読めば、シャドーITに対する漠然とした不安は解消され、自社のIT環境をより安全で効率的なものに変えるための、明確な次の一歩が見つかるはずです。

シャドーITとは？まずは基本をわかりやすく解説

シャドーITとは、一言で言えば「情報システム部門が把握・許可していないにもかかわらず、従業員や各部門が業務目的で利用しているデバイス、ソフトウェア、クラウドサービス」のことです。

「シャドー（Shadow）」つまり「影」のITという名の通り、情シスの管理の光が届かない場所で、見えないまま利用されているIT資産を指します。

かつては個人所有のPCやUSBメモリを会社に持ち込んで利用する、いわゆる「私物PCの業務利用」が代表例でした。しかし現在では、クラウドサービスの爆発的な普及により、その形はさらに多様化・複雑化しています。

あなたの周りでも、ごく当たり前に使われているツールが、実はシャドーITに該当するかもしれません。ここでは、特に見過ごされがちな具体例を3つのカテゴリに分けてご紹介します。

• 状況:
  • 会社で許可されているファイルサーバーの容量が少ない、あるいは社外とのファイル共有が不便なため、担当者が個人契約のDropboxアカウントを使って取引先に大容量の設計図データを送付した。
  • 外出先で急遽資料を修正する必要が出たが、会社のVPNに接続できなかったため、一時的に個人のGoogle Driveにファイルをアップロードして作業した。
• 問題点:
  • 個人アカウントのセキュリティ設定は従業員任せになり、パスワードの使い回しや二段階認証の未設定など、脆弱な状態で機密情報が保管されるリスクがあります。
  • 従業員の退職時に、データの削除や移行がされず、会社の重要資産が個人の管理下に残ってしまう可能性があります。

• 状況:
  • 部署内のコミュニケーションを迅速化するため、チームリーダーの判断で無料版のSlackを導入し、プロジェクトの進捗管理や情報共有を行っている。
  • 会社指定のメールシステムでは添付ファイルの容量制限があるため、Chatworkを使って協力会社とファイルのやり取りをしている。
• 問題点:
  • 無料版のツールでは、セキュリティ機能が限定されていたり、ログの保存期間に制限があったりします。インシデント発生時の原因究明が困難になる場合があります。
  • やり取りされる会話やファイルが情シスの管理外に置かれるため、内部不正や情報漏洩の温床になり得ます。

• 状況:
  • PDFファイルの編集や圧縮を行うために、オンラインで利用できる無料の変換サイトを利用した。
  • タスク管理を効率化するために、個人のスマートフォンにプロジェクト管理アプリをインストールし、会社のPCと同期させている。
• 問題点:
  • 無料のWebサービスの中には、アップロードされたデータを悪用したり、マルウェアを仕込んだりする悪質なサイトも存在します。
  • 利用規約をよく確認せずに使うと、意図せずして著作権や機密保持に関する契約に違反してしまう（コンプライアンス違反）リスクがあります。

近年、シャドーITがこれほどまでに深刻な経営課題として認識されるようになった背景には、主に以下の3つの変化が挙げられます。

1. クラウドサービスの普及:
   誰でも手軽に、安価（あるいは無料）で高機能なツールを契約・利用できるようになったことで、シャドーITのハードルが劇的に下がりました。

2. 働き方の多様化（テレワークの浸透）:
   オフィス外で働く機会が増え、従業員がどのような環境で、どのツールを使って業務を行っているのか、情シスが物理的に把握することが難しくなりました。

3. DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の加速:
   ビジネスのスピード感が重視され、現場部門が主導で新しいITツールを試す動きが活発化しています。しかし、そのプロセスに情シスが関与しないケースが増え、結果としてシャドーITが生まれやすくなっています。

これらの変化は、ビジネスを加速させる一方で、ITガバナンスの観点からは大きな脅威となっています。次の章では、なぜ従業員がシャドーITに手を出してしまうのか、その根本的な原因を深掘りしていきましょう。

あなたの会社は大丈夫？シャドーITが生まれる3つの主な原因

シャドーITは、従業員の「ちょっとした出来心」や「悪意」だけで生まれるわけではありません。むしろ、その多くは構造的な問題や、組織の仕組みに起因しています。ここでは、シャドーITが生まれる3つの主な原因について解説します。

情シス担当者として耳が痛い話かもしれませんが、シャドーITが生まれる最大の原因は、会社が公式に提供しているツールの「使い勝手の悪さ」にあることが多いです。

• 「ファイルサーバーは社内からしかアクセスできず、外出先で確認できない」
• 「承認されているWeb会議システムは、動作が重くてよく途切れる」
• 「社内のチャットツールには、あの便利な機能（タスク管理、ファイル共有など）がない」

このように感じた従業員は、より便利で高機能な代替ツールを自分で探し始めます。彼らにとって、それは「仕事をサボる」ためではなく、「もっと効率的に仕事を進める」ための前向きな行動なのです。

たとえ従業員が正規の手続きを踏もうとしても、そのプロセス自体が大きな障壁になっているケースも少なくありません。

• 形骸化した申請フロー:
  新しいツールを使いたいだけなのに、何枚もの申請書を書き、複数の部署の承認印をもらい、最終決裁まで1ヶ月以上かかる…。

• 厳しすぎる利用基準:
  「なぜこのツールでなければならないのか？」を合理的に説明できなければ、申請が却下されてしまう。

このような状況では、現場のビジネススピードについていけません。「申請している間にチャンスを逃してしまう」と感じた従業員が、やむを得ず個人の判断でツールを使い始めてしまうのも、無理からぬことと言えるでしょう。

最も根が深いのが、この原因です。シャドーITを利用する従業員の多くは、会社に損害を与えようなどとは微塵も思っていません。

「このツールを使えば、作業時間が半分になるぞ」
「チームの皆がもっと楽に情報共有できるようになるはずだ」

こうした善意や業務改善への意欲が、結果的にシャドーITを生み出しています。彼らは自身のITリテラシーに自信があるため、「自分は大丈夫」「危険な使い方はしない」と思い込み、セキュリティリスクに対する認識が甘くなりがちです。

この「良かれと思って」の行動が、後にどれほど重大なリスクにつながるのか。次の章で具体的に見ていきましょう。

【危険】気づかぬうちに潜む！シャドーITが引き起こす重大なリスク

シャドーITは、単に「管理外のツールが使われている」という状態に留まりません。それは、企業のセキュリティ、コンプライアンス、コスト、そして事業継続性そのものを脅かす、複数の重大なリスクの芽を内包しています。

シャドーITが引き起こすリスクの中で、最も直接的かつ破壊的なものがセキュリティリスクです。実際、多くの情報漏洩インシデントの裏には、管理されていないIT資産の存在が見え隠れしています。

従業員1,000名以上の大手企業の情報システム部門300名を対象としたある調査では、実に65.6%の企業でシャドーIT対策が実施されていないことが明らかになりました。多くの企業が、自社内でどのようなクラウドサービスが利用されているかを把握できていない実態が浮き彫りになっています。

出典: Assured「2024年最新シャドーIT対策実態調査レポート」

従業員が個人契約したクラウドストレージやチャットツールは、当然ながら企業のセキュリティポリシーの適用外です。

• 甘いパスワード設定や多要素認証の未設定により、不正アクセスを受けやすくなる。
• 退職した従業員のアカウントに、顧客情報や開発中の製品情報が残ったままになり、悪用される。
• 誤った共有設定により、意図せず機密情報がインターネット上に公開されてしまう。

こうした事態は、企業の信用を失墜させ、顧客からの損害賠償請求に発展する可能性があります。

無料のWebサービスや知名度の低いアプリの中には、セキュリティ対策が不十分なものが数多く存在します。

攻撃者はこうした脆弱なサービスを狙い、それを踏み台にして企業ネットワークへの侵入を試みます。従業員がシャドーITで利用したサービスのID・パスワードが流出し、それが社内システムのパスワードと同じ（パスワードの使い回し）だった場合、攻撃者はいとも簡単に内部への侵入を許してしまうでしょう。

セキュリティだけでなく、法務・コンプライアンスの観点からもシャドーITは大きなリスクをはらんでいます。

• ライセンス違反:
  個人利用向けに提供されているソフトウェアやサービスを、規約に反して商用利用してしまうケースです。発覚した場合、開発元から高額な損害賠償を請求される可能性があります。

• データ管理・国外移転の問題:
  利用しているクラウドサービスのデータセンターが海外にある場合、知らず知らずのうちにGDPR（EU一般データ保護規則）のような海外の個人情報保護法に抵触してしまうリスクがあります。データの保管場所を企業がコントロールできない状態は、ガバナンス上、極めて危険です。

情シスが把握していないところで、各部門や従業員が個別にITツールやサービスを契約・利用することで、いくつかの問題が発生します。

• IT資産のブラックボックス化:
  会社として「今、どの部署で、何のITツールが、どれくらい使われているのか」を全く把握できなくなります。これにより、全社的なIT戦略の策定や、適切なIT予算の配分が困難になります。

• シャドーコストの発生:
  各部署がバラバラに同じような機能を持つツールを有料契約しているなど、ITコストの無駄が発生します。本来であれば、全社一括で契約すればボリュームディスカウントが適用されるケースでも、その機会を損失してしまいます。

シャドーITは、業務の継続性にも深刻な影響を及ぼします。

特定の従業員が個人的に導入したツールに業務プロセスが依存してしまうと、その業務は完全に「属人化」します。もしその従業員が急に退職してしまったら、どうなるでしょうか。

• 後任者は業務の進め方が分からず、業務が停滞する。
• 個人契約のツールに保存されていた重要な業務データやノウハウが、退職と同時に完全に失われる。

このような事態は、プロジェクトの遅延や顧客信用の低下に直結する、重大な事業リスクと言えるでしょう。

これらのリスクを回避するために、情シス担当者は具体的に何をすべきなのでしょうか。次の章では、明日からでも始められる5つの具体的な対策を詳しく解説します。

情シス担当者が今すぐ実践すべきシャドーIT対策5選【決定版】

シャドーITのリスクを理解した上で、次なる一手は具体的な対策を講じることです。ここでは、情報システム担当者が主導して進めるべき、効果的な5つの対策をステップ・バイ・ステップで解説します。

何事も、まずは現状把握から始まります。対策の第一歩は、自社内で「何が・誰に・どのように使われているのか」を正確に可視化することです。推測やヒアリングだけでは、実態の半分も捉えることはできません。

従業員のPCや社内ネットワークの通信ログを分析し、利用されているアプリケーションやアクセス先のクラウドサービスを洗い出す必要があります。

この可視化を効率的かつ網羅的に行うためには、専用ツールの導入が極めて有効です。

• IT資産管理ツール:
  PCにインストールされているソフトウェアを自動で収集・台帳化し、許可されていないアプリケーションの利用を検知します。

• CASB (Cloud Access Security Broker):
  「キャスビー」と読みます。社内ネットワークとクラウドサービスの間にゲートウェイとして設置され、従業員のクラウドサービス利用状況を詳細に可視化・制御するソリューションです。どのサービスに、誰が、どのようなデータをアップロードしたかまで把握できます。

これらのツールを導入することで、シャドーITの実態をデータに基づいて客観的に把握し、具体的な対策の土台を築くことができます。

実態を把握したら、次は明確なルールを定めます。従業員が「これは使っていいのか、悪いのか」を自己判断しなくて済むよう、分かりやすい利用ポリシーを策定し、全社に周知することが重要です。

• ホワイトリスト方式:
  会社が安全性を確認し、利用を許可したツールの一覧（ホワイトリスト）を作成し、それ以外の利用は原則禁止とする方法。セキュリティレベルは高まりますが、柔軟性に欠ける場合があります。

• ブラックリスト方式:
  明確に禁止するツールの一覧（ブラックリスト）を提示し、それ以外は申請ベースで許可する方法。現場の自由度を保ちやすいですが、未知のサービスへの対応が後手に回る可能性があります。

自社のセキュリティ方針や企業文化に合わせて、最適な方式を選択しましょう。

単に「あれはダメ、これはダメ」と禁止事項を並べるだけでは、従業員の反発を招き、ルールが形骸化してしまいます。

大切なのは、「なぜそのツールを禁止するのか」「ルールを破ると、会社や自分自身にどのようなリスクがあるのか」を、具体例を交えながら丁寧に説明し、従業員一人ひとりに納得してもらうことです。

シャドーITが生まれる最大の原因が「公式ツールの不便さ」である以上、魅力的な代替案を会社として提供することが、根本的な解決策となります。

まずは現場の従業員にヒアリングを行い、「どのような業務に」「どのような目的で」「なぜ公式ツールではなくシャドーITを使っているのか」というニーズの背景を深く理解しましょう。

シャドーITは、いわば「現場からのSOS」のサインです。その声に真摯に耳を傾けることが、次のステップに繋がります。

ヒアリングで明らかになったニーズを満たす、より利便性・安全性の高いツールを情シスが主導して選定・導入します。

そして、ただ導入するだけでなく、勉強会を開催したり、活用マニュアルを作成したりして、従業員がスムーズに新しい公式ツールへ移行できるよう、積極的に利用を促進していくことが成功のカギとなります。

ツールやルールを整備するだけでは不十分です。最終的には、従業員一人ひとりのセキュリティ意識とITリテラシーが、シャドーITを防ぐ最後の砦となります。

「個人契約のストレージを使った結果、大規模な情報漏洩に繋がり、会社が多額の賠償金を支払うことになった」といった、実際に他社で起きたリアルな事故事例を共有することで、リスクを「自分ごと」として捉えてもらうことができます。

• 入社時のオリエンテーション
• 年に1〜2回の全社e-ラーニング
• 不審なメールやサイトの見分け方を学ぶ標的型攻撃メール訓練

など、一度きりではなく、継続的かつ定期的に研修を実施することで、従業員のセキュリティ意識を高いレベルで維持することが可能です。

従業員が正規のルートで新しいツールを使いたくなるように、申請プロセスそのものを見直すことも非常に重要です。

「本当にその承認は必要か？」という視点で、ハンコをもらうためだけの形骸化した承認フローは大胆に削減しましょう。申請から承認までのリードタイムを可能な限り短縮することを目指します。

事前に情シスが安全性を評価したツールのカタログを用意しておき、その中から選ぶ場合は承認を簡略化するなど、セキュリティガバナンスと現場の利便性を両立させる仕組みを構築することが理想です。

単なる「禁止」は逆効果？シャドーITを業務改善のヒントに変える視点

シャドーIT対策というと、どうしても「禁止」「制限」「監視」といったネガティブな側面に目が行きがちです。しかし、そのアプローチだけでは、従業員との間に溝が生まれるだけで、根本的な解決には至りません。

視点を変えれば、シャドーITが使われているという事実は、「現在の公式ツールや業務プロセスに、改善すべき点がある」という現場からの貴重なフィードバックと捉えることができます。

「なぜ彼らは、リスクを冒してまでそのツールを使いたかったのか？」
その背景にあるニーズや課題を深く掘り下げることで、これまで見えていなかった業務上のボトルネックを発見できるかもしれません。

シャドーITをきっかけに、情報システム部門と現場の従業員が対話する機会を設けましょう。

一方的にルールを押し付けるのではなく、現場の課題解決パートナーとして寄り添う姿勢を示すことで、従業員は情シスを「頼れる味方」と認識するようになります。

このような良好な関係性を築くことができれば、従業員は新しいツールを使いたいと思ったときに、隠れて使うのではなく、まず情シスに相談してくれるようになります。これこそが、シャドーITを未然に防ぎ、全社一丸となってIT環境をより良くしていくための、最も効果的で持続可能なアプローチなのです。

まとめ：シャドーITのリスクを管理し、安全で効率的なIT環境を実現するために

この記事では、情報システム担当者が知っておくべきシャドーITの基本から、そのリスク、そして具体的な対策までを網羅的に解説してきました。

最後に、重要なポイントを改めて確認しましょう。

• 対策1：【可視化】
  まずはIT資産管理ツールやCASBを用いて、社内の利用実態を正確に把握することから始める。
• 対策2：【ルール化】
  ツールの利用に関する明確なポリシーを策定し、その背景にあるリスクと共に全社へ丁寧に周知する。
• 対策3：【代替案】
  現場のニーズをヒアリングし、利便性と安全性を両立した公式ツールを提供することで、シャドーITの必要性をなくす。
• 対策4：【教育】
  定期的な研修を通じて、全従業員のITリテラシーとセキュリティ意識を継続的に向上させる。
• 対策5：【効率化】
  ツールの利用申請プロセスを簡素化・迅速化し、正規の手続きを踏むことのハードルを下げる。

シャドーIT対策は、多岐にわたるため、どこから手をつけていいか分からないと感じるかもしれません。もしあなたが「最初の一歩」に迷っているなら、まずは【対策1：可視化】から始めることを強くお勧めします。

現状をデータに基づいて正確に把握できなければ、的確な対策を打つことはできません。自社に潜むリスクの大きさや種類を明らかにすることが、経営層や関連部署を巻き込み、本格的な対策へと進むための強力な説得材料となります。

まずは、お気軽にお問い合わせフォームから【無料相談】にお申し込みください。貴社のIT環境をより安全で、生産性の高いものへと変えるお手伝いができることを楽しみにしております。